De afzender van de brief wil de lezer op de hoogte te stellen van het verlopen van zijn reisdocument en vertellen hoe hij een nieuw document kan aanvragen. De tekstsoort lijkt op basis hiervan goed gekozen: een persoonlijke, formele brief is een geschikte manier om burgers te informeren over de vernieuwingsprocedure.

Een brochure of algemene brief zou minder effectief zijn, omdat de ontvanger zich dan niet persoonlijk aangesproken voelt en minder geneigd is zijn reisdocument te vernieuwen. De toevoeging van een algemene folder als bijlage is daarentegen wel handig, mocht de lezer meer informatie willen.

De tekstsoort is genrezuiver. Er is bij deze formele brief geen sprake van een eventuele vermenging van genres. 

Op een enkel punt na zijn de genreregels goed toegepast. De brief bevat immers de algemene kenmerken van een formele brief, namelijk de gegevens van de geadresseerde en van de zender, een briefkenmerk en datum. Bovendien begint de brief met een aanhef en uitleg over het onderwerp, en heeft een formele afsluiting. Wel zijn er enkele fouten gemaakt met betrekking tot de genreregels:

• In de adressering Aan de heer A. Adelgem (r. 6) is Aan overbodig.
• De vermelding van de gemeente (r. 9) is niet gebruikelijk in een formele brief. Hetzelfde geldt voor het feit dat het adres van de afzender niet gegeven wordt boven dat van de geadresseerde. Dit is kennelijk de stijl die de overheid hanteert.
• De afsluiting bevat voor deze (r. 60). Het is onduidelijk wat deze toevoeging betekent: is A.J.M. van Noorden dan niet de directeur, maar alleen de ondertekenaar? 

Dit ijkpunt heeft drie aspecten:

1. Te veel informatie

• 'Om beveiligingsredenen' worden reisdocumenten maar op één centrale plaats van persoonsgegevens voorzien. Hier kun je als lezer op twee manieren op reageren: Wat maken mij die beveiligingsredenen uit, ik moet twee keer naar het gemeentehuis. Vervelend zeg., of Oké, vandaar. Dan snap ik dat ik twee keer naar het gemeentehuis moet. Omdat het een verklaring is voor de overlast, is het beter de toevoeging te laten staan.
• De regels 49-53 bevatten niet alleen overbodige woorden, maar ook overbodige inhoud: wat hier in 48 woorden wordt gestopt, kan ook in 14 woorden: Afspraken zijn mogelijk op elk stadskantoor. Houdt u hierbij wel rekening met de openingstijden. Bij het maken van een afspraak is het logisch dat er rekening gehouden moet worden met de openingstijden van het kantoor. Als deze tijden echter sterk afwijken van de genoemde periode van 08.00 tot 17.00u, is het beter deze vermelding weg te laten. Bovendien komt het nu over alsof het vaker gebeurt dat je na het maken van een afspraak niet op de afgesproken plaats en tijd wordt geholpen dan wel …

2. Te weinig informatie

• Blijft het oude paspoort bestaan of vervangt het nieuwe dit (r. 33-36)? Wat is het verschil tussen beide: wat zijn de extra beveiligingen?
• Wat is het verschil tussen het nieuwe paspoort en het zakenpaspoort (r. 33-36)?
• Tot slot lijkt het wat veel om drie verschillende bronnen te vermelden waar men meer informatie kan vinden: het telefoonnummer van het Gemeentelijk Contact Centrum, de website www.haaglanden.nl en de bijgevoegde folder. Beter is dan om per bron aan te geven welke informatie waar wordt gegeven.

3. Niet ter zake doende informatie

• In de regels 26-28 wordt uitgelegd wat de ontvanger zou moeten doen bij vermissing van een identiteitsbewijs. Hoewel het begrijpelijk is dat deze informatie gegeven wordt, is dit niet relevant voor het onderwerp van de brief: een verlopen reisdocument vervangen.
• Is het nog mogelijk om na 26 augustus 2006 het oude paspoort aan te vragen, of krijgt iedereen automatisch deze nieuwe versie (r. 33-36)? Als het onmogelijk is om voor de oude variant te kiezen, is het overbodig om te vermelden dat er een nieuw document is. Hetzelfde geldt voor het feit dat het paspoort ‘per genoemde datum’ € 47,46 kost (r. 34) – de betreffende datum is allang verstreken, dus deze toevoeging is overbodig.
• In regel 24 wordt gesteld dat het al geruime tijd niet meer is toegestaan om met een verlopen reisdocument in het buitenland te reizen. Aangezien dit al sinds 1992 het geval is, is dit niet echt een relevante toevoeging te noemen. 

Er zijn drie punten waarop deze brief verbeterd zou kunnen worden:

• In regel 15 wordt het onderwerp van de brief aangegeven: geldigheid van reisdocument(en). Vervolgens wordt er echter gesproken over paspoort of identiteitskaart (r. 20) en paspoort of Nederlandse identiteitskaart (r. 22). Bovendien gaat de folder over reispapieren (r. 11): er wordt dus op vier manieren verwezen naar een reisdocument – één woord hiervoor (het algemenere reisdocument) voorkomt eventuele verwarring bij de lezer.
• Een soortgelijk verschijnsel doet zich op bij de afzender: de ene keer verwijst diegene naar zichzelf als wij (r. 30), de andere keer als ik (r. 32 en r. 51). Aangezien de brief wordt afgesloten onder naam van  de directeur van de Dienst Burgerzaken, lijkt ik meer op zijn plaats. Anders had de directeur beter iets kunnen toevoegen als namens de gemeente Haaglanden.
• In regel 30 wordt de lezer aangeraden om op tijd een nieuw reisdocument aan te vragen als hij binnenkort op reis wil gaan. In de regels 20-26 wordt echter gesteld dat men een geldig reisdocument nodig heeft om te reizen, maar ook om zich in Nederland te identificeren. Dit schept verwarring: het is niet alleen 'verstandig' om een geldig reisdocument bij te hebben in het buitenland, het is verplicht in binnen- én  buitenland.

De brief begint met het onderwerp (r. 14): geldigheid van uw reisdocument(en). Duidelijker geweest zou zijn: vernieuwen reisdocument. Daar gaat de brief immers over. In regel 30 wordt gesuggereerd dat het aanvragen van een nieuw reisdocument alleen noodzakelijk – of alleen maar aan te raden – is indien de eigenaar binnenkort op reis gaat. Ook dit is onjuist, aangezien elke Nederlander verplicht is om altijd en overal een geldig document op zak te hebben, dus niet alleen in het buitenland. In regel 5 staat aantal bijlagen. Hierna volgt echter alleen de titel van de bijgevoegde folder, niet het aantal (één dus).

In regel 51 wordt aangeraden rekening te houden met de openingstijden van het stadsdeelkantoor. In de zin ervoor wordt echter gesteld dat afspraken mogelijk zijn van 08.00 tot 17.00 uur. Deze uitspraken spreken elkaar tegen: of op alle kantoren kun je van 08.00 tot 17.00u afspraken maken, óf je moet rekening houden met verschillen hierin, maar in dat geval zouden deze tijden niet genoemd moeten worden.

De volgorde van de informatie is logisch: eerst worden de aanleiding van de brief vermeld (r. 20-21), de reden waarom een geldig reisdocument noodzakelijk is (r. 22-26) en de plicht om het verlopen document in te leveren (r. 26-27). Alinea 2 informeert de lezer over de wijze waarop een nieuw document aangevraagd moet worden en de kosten hiervan. Alinea 3 geeft uitleg over de wijze van ophalen van het document, en licht ook toe waarom er vijf werkdagen zitten tussen het aanvragen en het ophalen. De alinea besluit met het telefoonnummer dat de lezer kan bellen voor een afspraak of voor meer informatie.

De interne opbouw van de brief wordt echter niet inzichtelijk gemaakt voor de lezer, bijvoorbeeld door middel van tussenkopjes of verbindingswoorden (zie verder ijkpunt 14). Vooral de eerste twee alinea’s zijn erg onsamenhangend. Een mogelijke herschrijving hiervan staat verderop in deze analyse.

De derde alinea bestaat uit twee onderwerpen: waarom er vijf dagen tussen het aanvragen en afhalen van het nieuwe reisdocument zit en dat men telefonisch een afspraak kan maken. Dit laatste deel kan beter bij de vierde alinea (r. 49-55) gevoegd worden, vanaf regel 42 of vanaf regel 44, aangezien deze volledig gewijd is aan de mogelijkheid tot (telefonisch) contact.

Er wordt niet één onderwerp per alinea besproken, wat wel een basisregel is bij het schrijven van teksten. Zo kan de informatie over wat te doen bij vermissing van een reisdocument beter achterwege blijven, aangezien de brief daar niet over gaat. Wel kan deze informatie in de folder vermeld worden. In alinea 2 is het verband tussen het aanvragen van een nieuw reisdocument, de vervanging/toevoeging van het nieuwe paspoort en het bestaan van het zakenpaspoort onduidelijk. De informatie over het maken van een telefonische afspraak in alinea 3 hoort eigenlijk bij de vierde alinea. Tot slot is de overgang naar de laatste zin in de vierde alinea wat abrupt, al hoort de informatie wel bij de contactinformatie in die alinea.

Een ander commentaarpunt is dat alinea 1 en 3 wat uit de toon vallen qua lengte; een brief met alinea’s van ongeveer dezelfde lengte – afgezien van inleiding en slot – leest gemakkelijker. 

De laatste alinea bevat een verbindingswoord waarbij het onduidelijk kan zijn waar deze naar verwijst. Het gaat hier om het woordje dan in regel 53. Dan verwijst naar een door de inwoner gemaakte afspraak om een nieuw identiteitsdocument aan te vragen (r. 49-50). Aangezien dan te ver van deze informatie af staat in de tekst, is het voor de lezer niet meer duidelijk waar dit nu precies naar verwijst. Het zou voor de samenhang van de alinea zelf ook beter zijn deze zin meteen na de eerste zin van de alinea te plaatsen.

In sommige gevallen worden zinsdelen onnodig herhaald. Eigenlijk valt dit onder ijkpunt 10 (gepaste formulering) maar omdat de zinsdelen vervangen worden door verbindingswoorden, past dit commentaar beter onder ijkpunt 9. In de derde alinea staat bijvoorbeeld Wel kunt u onnodig wachten voorkomen door telefonisch een afspraak te maken voor het aanvragen van uw nieuwe reisdocument. Bel voor het maken van een afspraak of voor meer informatie naar het Gemeentelijk Contact Centrum…. Dit tweede van een afspraak kan vervangen worden door hiervoor, om de zinnen prettiger aan elkaar te verbinden.

Ook in de laatste alinea worden zaken onnodig herhaald. Houdt u hierbij wel rekening met de openingstijden van betreffend stadsdeelkantoor. Voor de openingstijden verwijs ik… kan beter aangepast worden tot Houdt u hierbij wel rekening met de openingstijden van betreffend stadsdeelkantoor. Hiervoor verwijs ik…. Als laatste staat er ook U wordt dan op het afgesproken adres en op de afgesproken tijd geholpen. Dit is ook weer een storende herhaling, die verbeterd kan worden met een formulering als U wordt dan op de afgesproken plaats en tijd geholpen. Deze zin kan overigens ook in zijn geheel weggelaten worden, aangezien dit een logisch gevolg is van een afspraak (zie ijkpunt 4).

Het ijkpunt 'gepaste formulering' richt zich op vier aspecten: begrijpelijkheid, aantrekkelijkheid, bondigheid en toonzetting. De brief is begrijpelijk geformuleerd, maar het door elkaar gebruiken van verschillende termen voor reisdocument kan verwarring veroorzaken bij de lezer.

Het formuleren van bepaalde zinnen vanuit de wij- of ik-vorm (maar niet door elkaar) verhoogt de aantrekkelijkheid en de persoonlijke inslag van de brief, zoals in regel 51-52: Voor de openingstijden verwijs ik graag naar bijgaande folder. Doordat de ik- en wij-vorm door elkaar worden gebruikt, is het voor de lezer niet meer duidelijk wie nu precies de afzender is: de Dienst Burgerzaken, de Afdeling Stadsdeelkantoren of de directeur van de Dienst Burgerzaken. Ook de toevoeging van het woordje graag in regel 51-52 verhoogt de aantrekkelijkheid van de formulering.

Een andere, aantrekkelijk geformuleerde zin is: Wel kunt u onnodig wachten voorkomen door telefonisch een afspraak te maken voor het aanvragen van uw nieuwe reisdocument (r. 44-45). In deze zin klinkt begrip voor de lezer door, die twee keer naar de gemeente zal moeten voor het aanvragen en het afhalen van zijn reisdocument. De brief bevat daarentegen ook wat formuleringen die afbreuk doen aan de aantrekkelijkheid: tevens, betreffend, per genoemde datum. Dit zijn archaïsche woorden die de tekst minder prettig leesbaar maken.

De formulering van de brief is voldoende bondig. Wel kan de eerste zin bondiger geformuleerd worden om de lezer meteen duidelijk te maken waar de brief over gaat: Op 1 februari 2007 verloopt uw paspoort of identiteitskaart, in plaats van Uit onze administratie blijkt….

De toonzetting is zakelijk, maar ook vriendelijk en correct. De lezer wordt steeds aangesproken met u, wat de toon persoonlijker maakt. Wel is het in sommige gevallen beter om algemener te spreken, bijvoorbeeld door men te gebruiken in plaats van u. In de regels 22-23 klinkt het namelijk alsof alleen de ontvanger van de brief verplicht een geldig reisdocument moet hebben, terwijl dit natuurlijk voor elke Nederlandse burger geldt (U hebt een geldig reisdocument ( paspoort of Nederlandse identiteitskaart ) nodig om te kunnen reizen in het buitenland en om u te legitimeren). Deze zin kan beter algemeen geformuleerd worden als Volgens de wet is het verplicht om…, zoals wordt gesuggereerd onder ijkpunt 7.

De toevoeging van verbindingswoorden als ook (r. 26), tevens (r. 32) en wel (r. 44) helpt de lezer de gegeven informatie met elkaar te verbinden en zorgt voor een vriendelijke, begrijpende toon. 

De formulering in de gehele tekst is formeel maar vriendelijk. De lezer wordt met u aangesproken en de afzender schrijft in de ik-vorm, met uitzondering van regel 30: raden wij aan. Wel bevat de derde alinea een ietwat informeel, begripvol element als de schrijver benadrukt dat de aanvrager twee keer de moeite moet nemen om naar de gemeente toe te komen. Hierbij geeft hij aan, als een soort tegemoetkoming, dat het wel mogelijk is een afspraak te maken. Dit is echter geen onprettige 'stijlbreuk'; het getuigt juist van inlevingsvermogen, wat de ontvanger waarschijnlijk ook als prettig zal ervaren.

Het woord ingaande (r. 32) is verkeerd gekozen aangezien het nieuwe paspoort op het moment van het versturen van de brief al wordt uitgegeven. Dit zou ten onrechte kunnen suggereren dat dit nog niet het geval is, al ziet de ontvanger natuurlijk aan de datum dat dit al (lang) is gebeurd: sinds is hier beter.

In de derde alinea staat dat om beveiligingsredenen de nieuwe reisdocumenten op één centrale plaats van persoonsgegevens worden voorzien. Dit kan verwarring oproepen met de vorige alinea, omdat daar gesproken werd over de extra beveiligingen van het paspoort zelf. Daarom is om veiligheidsredenen hier beter, al is ook dat niet super.

Het woord het in regel 40 verwijst foutief naar uw reisdocumenten. Aangezien het hoogstwaarschijnlijk om één reisdocument gaat, zou reisdocumenten in regel 40 beter veranderd kunnen worden in reisdocument, zodat de verwijzing het ook klopt.

Bovendien moet in de zin U zult dus altijd twee keer bij gemeente moeten langskomen, voor de aanvraag en voor het afhalen (r. 42-44) de toegevoegd worden tussen bij en gemeente. Van betreffend stadsdeelkantoor zouden veel mensen vinden dat tussen van en betreffend het geplaatst moet worden: van het betreffend stadsdeelkantoor. Het is echter niet fout zonder.

Tot slot is de toevoeging telefoon in regel 47 overbodig; ook zonder dit woord is het duidelijk dat het nummer dat volgt het telefoonnummer is dat men kan bellen.

De presentatie van de brief is gepast, met uitzondering van het vetgedrukte telefoonnummer in alinea 3 (r. 47). Dit is overbodig, aangezien dit telefoonnummer ook al in het briefhoofd duidelijk vermeld staat (r. 9). Eventueel zou de brief kunnen beginnen met Geachte heer Adelgem in plaats van Geachte heer, aangezien de naam van de ontvanger bekend is, en vermelding van zijn naam dan ook persoonlijker overkomt.

De alinea-indeling is rommelig. Zo hoort regel 22 direct te volgen op regel 21, regel 36 op regel 35 en regel 53 op regel 52. Ook kan het woord stadsdeelkantoren (r. 32) afgebroken worden voor een prettigere bladspiegel.

Omdat de vierde alinea vanaf eind regel 45 met een nieuw onderwerp begint (het maken van een telefonische afspraak), kan dit deel beter bij de laatste alinea gevoegd worden. Het is altijd mogelijk om tussenkopjes toe te voegen aan de brief. Maar omdat een herschrijving ook zonder tussenkopjes begrijpelijk zou moeten zijn, is dat hier niet gedaan.

Na het haakje openen en voor het haakje sluiten in regel 22, en na de eurotekens in regel 34 en regel 36 horen geen spaties. In regel 27 hoort een streepje tussen proces verbaal (proces-verbaal).

In de laatste alinea staat in één zin twee keer een dubbele punt (… op de website van de gemeente: www.denhaag.nl onder: Digitaal Loket). Een betere formulering is bijvoorbeeld: … op de website van de gemeente: www.denhaag.nl, onder de link Digitaal Loket.